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Asana

Les passionnés de productivité adorent Asana – et pour cause. C’est un outil collaboratif qui aide les équipes à suivre le travail, des tâches aux flux de travail en passant par certains types de projets. Cependant, ne le confondez pas avec une plate-forme de gestion de projet à grande échelle, car elle ne dispose pas d’outils de gestion des ressources, de budgétisation et de suivi des dépenses, ni d’autres fonctionnalités auxquelles vous pourriez vous attendre dans ce type d’application. Ces dernières années, il a ajouté plus de structure et de modèles pour les équipes qui souhaitent plus de conseils dans la configuration et l’utilisation de l’application. Il est flexible, élégant et peut se plier à votre volonté. Parce qu’Asana est l’une des meilleures applications pour la collaboration et la productivité, c’est un gagnant du Choix des éditeurs.

Qu’est-ce que Asana?

Asana est un outil de gestion du travail pour gérer les tâches et autres travaux au sein d’un groupe de personnes. Plus précisément, Asana garde une trace de qui est responsable de quelle tâche et de toutes les informations qui y sont liées, y compris toutes les étapes nécessaires, les dates d’échéance, etc.

L’un de ses traits distinctifs est sa flexibilité, ce qui signifie que vous décidez du type de travail à suivre et comment l’utiliser exactement (plus d’informations sur ce point dans un instant). Au cours des dernières années, la société a ajouté plus d’options et de modèles pour fournir une structure aux équipes qui ne souhaitent pas une flexibilité totale. En d’autres termes, les abonnés ont la possibilité d’utiliser Asana de manière totalement unique ou de manière plus guidée en utilisant les options proposées par Asana.

Pensez à la différence entre jouer à un jeu de société sur table et avoir un jeu de cartes. Asana est comme un jeu de cartes, tandis que le logiciel de gestion de projet est comme un jeu de société. Les jeux de société sont assortis de règles. Il est inhabituel que les joueurs s’éloignent trop des instructions incluses, bien que les joueurs puissent accepter certaines modifications de temps en temps.

Avec un jeu de cartes, cependant, tous les joueurs doivent d’abord décider à quel jeu ils veulent jouer et quelles règles suivre. Vous pouvez jouer à un jeu bien connu avec des règles établies, comme le tirage à cinq cartes, ou inventer votre propre jeu. Même avec un jeu de cartes prédéfini, tout le monde doit se mettre d’accord sur la version à jouer. Il y a une compréhension générale de la façon dont le jeu se déroulera, mais c’est différent d’un jeu de société qui comprend un ensemble de règles.

Avec Asana, il existe autant de façons prédéfinies de l’utiliser, comme les jeux de cartes avec des règles, que de façons personnalisées, comme créer votre propre jeu de cartes ou adapter un jeu existant.

Un autre point de distinction est qu’Asana est conçu pour gérer le travail en cours et certains types de travail basé sur des projets, tandis que les applications de gestion de projet sont conçues spécifiquement pour gérer des projets complexes. Qu’est-ce qui rend les projets «complexes»? Disons qu’une entreprise construit 50 maisons par an. Une application de gestion de projet peut cartographier chaque étape de la construction pour toutes les maisons afin qu’elles se déroulent dans le bon ordre et que l’équipement et la main-d’œuvre qualifiée soient disponibles au bon moment pour chaque bâtiment. Les applications de gestion de projet gèrent les calendriers et les ressources de cette manière, et parfois aussi les budgets. Asana ne fait pas tout à fait cela, mais il est apte à gérer des projets moins complexes où la gestion des ressources et des horaires ne fait pas partie intégrante du travail. Quelques exemples sont une campagne de marketing, un lancement de produit ou une collecte de fonds.

Quoi de neuf dans Asana?

Asana a une histoire récente de déploiement de nouvelles fonctionnalités majeures au moins une fois par an. L’un des ajouts les plus récents est un onglet Aperçu du projet. C’est une page de destination avec un résumé des informations pour les projets créés dans Asana. Il montre tous les membres de l’équipe sur le projet et leurs rôles, jalons, documents importants ou fichiers liés au travail, etc. Avec les intégrations d’applications, vous pouvez également intégrer des vidéos et d’autres types de médias sur la page Présentation.

Une autre nouvelle fonctionnalité, appelée Asana Goals (pour les comptes Business et Enterprise uniquement), aide les équipes et les organisations à définir des objectifs et à suivre les progrès accomplis dans leur réalisation. L’idée est de déplacer les OKR hors d’une feuille de calcul ou d’une application déconnectée et dans le contexte de la gestion du travail où il est plus facile de comprendre comment les tâches individuelles contribuent à un objectif.

D’autres fonctionnalités relativement nouvelles incluent un générateur de règles personnalisées pour la construction d’automatisations; les modifications apportées à la vue de liste qui facilitent l’utilisation; et des mises à jour de la console d’administration qui donnent aux responsables des informations rapides sur les membres de l’équipe qui ont été les plus actifs ou les plus influents dans la progression du travail.

La charge de travail et les portefeuilles (pour les comptes Business et Enterprise uniquement) sont également des fonctionnalités quelque peu nouvelles. Les portefeuilles sont similaires aux tableaux de bord en ce sens qu’ils fournissent des statistiques rapides et des mises à jour de progression aux personnes le qui a besoin d’une vue plongeante sur un ensemble de travaux. La charge de travail est une autre vue conçue pour les membres de l’équipe de haut niveau, à savoir les gestionnaires. Cela les aide à voir la répartition du travail pour maintenir l’équilibre des charges de travail.

La structure de base d’Asana

Avant de déployer Asana à tout le monde dans l’organisation, les décideurs doivent comprendre comment mettre en œuvre et utiliser l’application. Alors que certains outils de collaboration vantent la simplicité, ce n’est vraiment pas le cas avec Asana. C’est raisonnablement intuitif, mais chaque équipe doit réfléchir sérieusement aux processus ou au travail qu’elle souhaite suivre avec Asana et à la manière dont elle le fera. Pour certaines équipes, les modèles de projet aident, mais en général, il faut un peu d’essais et d’erreurs pour bien faire les choses.

Lorsque vous créez un compte Asana, vous pouvez rejoindre différents espaces de travail et organisations. Une organisation est un compte Asana qui connecte tout le monde avec le même domaine de messagerie. Un espace de travail est un ensemble de personnes qui travaillent sur quelque chose en commun. Vous pouvez, par exemple, rejoindre l’organisation de votre entreprise et être inclus dans les espaces de travail en fonction de votre département, des comités auxquels vous avez adhéré, des marques sur lesquelles vous travaillez, etc.

Dans un espace de travail, vous et les membres de votre équipe créez des projets, c’est là que vous consignez et suivez le travail, discutez avec des collègues, etc. Comme mentionné, vous pouvez utiliser les modèles d’Asana comme point de départ, créer votre propre modèle ou partir de zéro.

Disposition et caractéristiques principales

Asana est facile à naviguer. Le rail gauche qui affiche votre liste de projets, d’espaces de travail, de rapports, etc. est toujours à portée de main et vous pouvez le réduire pour libérer de l’espace.

La fenêtre principale comporte des onglets en haut pour obtenir différentes vues, telles que la vue d’ensemble, une liste de tâches, une vue du tableau (un tableau kanban), un calendrier, des messages et des fichiers. Ces options peuvent différer, selon la manière dont votre équipe configure et utilise Asana.

Vous pouvez personnaliser votre vue à tout moment ou filtrer et trier les listes de tâches selon divers critères, tels que la date d’échéance ou le destinataire. Cliquer sur une tâche ouvre une fenêtre secondaire à droite qui montre tous ses détails.
Suivi des tâches

Les tâches sont au cœur de tout projet (ou de tout ensemble de travail, même s’il s’agit d’un travail en cours). Chaque tâche peut avoir des sous-tâches, ainsi qu’un destinataire, une date d’échéance, une date d’échéance récurrente, des pièces jointes, des commentaires, des balises et des abonnés. Les abonnés reçoivent des mises à jour chaque fois qu’une modification est apportée à la tâche. Les commentaires sont particulièrement utiles car ils prennent en charge la mise en forme de texte enrichi, l’édition après la publication et les @ mentions.

Une seule tâche ainsi que toutes ses sous-tâches et personnalisations peuvent devenir un flux de travail. Par exemple, si une tâche commune pour votre équipe consiste à signer de nouveaux clients, les sous-tâches couvriraient toutes les étapes, telles que la confirmation de l’intérêt du client, l’envoi de tous les documents nécessaires, la réception des documents retournés, leur envoi d’un e-mail de bienvenue, etc. en avant. Différentes personnes peuvent être responsables de chaque étape, et avec Asana, vous pouvez attribuer chaque étape à la personne appropriée et ajouter la date d’échéance correspondante au bon moment.

Il serait utile qu’Asana vous permette de transformer une tâche et toutes ses sous-tâches en un modèle afin que lorsque vous créez une nouvelle tâche dans ce projet, vous l’obteniez par défaut. Ce n’est pas une option, mais il existe une solution de contournement simple qui consiste à créer le modèle souhaité et à l’étiqueter comme tel dans le nom de la tâche, puis à s’assurer que tout le monde en crée un double quand il en a besoin. Il existe un bouton pour dupliquer une tâche, ce qui facilite les choses.

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